これまでの号にて、プレゼンの一番初めのフェーズ [PHASE 1]プレゼン概要を把握する で押さえるべきポイント『５Ｗ』を取り上げてきました。
「ＷＨＹ － プレゼンの目的」
http://www.d-consulting.biz/presentation/howto/why/
「ＷＨＯ － プレゼンの聞き手」
http://www.d-consulting.biz/presentation/howto/who/
「ＷＨＡＴ － 伝えるべきこと」
http://www.d-consulting.biz/presentation/howto/what/
「ＷＨＥＲＥ － プレゼンの場所」
http://www.d-consulting.biz/presentation/howto/where/
「ＷＨＥＮ － プレゼンの日時」
http://www.d-consulting.biz/presentation/howto/when/
もし、「うん、うん。そうだ、そうだ。」と皆さんがうなづかれ、この５Ｗを確認した上でプレゼンテーションの準備にかかられたとしましょう。
おそらく、頭の中で「バッチリ！」と確認が出来たら、待ちきれなくて次の工程「プレゼン資料作り」とかになだれ込んでいかれるのでしょうね。
「えっ？確認するだけでいいんでしょ？」
という声も聞こえてきそうですね。
まぁ、その気持ちも分かるのですが、でも、プレゼンテーション準備にあたり、こんな経験をされたことはありませんか………？
□ すっかり記憶力がない。悲しいくらいに無い。
せっかく確認した事項をすっかり忘れてしまう、ことなんてありませんか？
必要になった度に膨大な量のメールを読み返したり、人に電話したり…
□ 確認事項を何点か漏れ落としてしまう。
プレゼンテーション準備にあたり、確認すること自体は忘れないが、その確認項目を数点だけ確認し忘れてしまう。まぁ、良くありがちなことですが、そのために、またメールしたり、電話したりで面倒ですよね。出来れば、避けたい事態の一つですネ。
□ 他の人にプレゼン準備に関わってもらう。
プレゼンテーション準備を何人かで進めることになることってありますよね。
で、大概、新たに参加する準備メンバーには、プレゼンテーションの概要が一切伝わっておらず、そのまま作業を進めていては、一貫性のないプレゼンテーションになってしまいますよね。そういう時には、一から漏れなく、プレゼンテーションの概要を説明し、シェアしないといけません。共同で進めることができるのは時間も短縮するので、ウレシイことですが説明に時間がかかっていては元も子もないですよね。
□ 作業に没頭し、当初に設定したプレゼンの目標を忘れてしまう。
これは、うん、うんとうなづかれた方も多いのではないでしょうか？プレゼンテーションの最初の段階で、せっかく目標やターゲットとなる聞き手を確認しても、準備の段階でプレゼン資料を作りこんでいくうちに、パワーポイントのアニメーションや資料の体裁にのめりこんでしまって、当初の目標には、あまり関係のない箇所に時間を掛けてしまっている。そんなことって、ありませんか？
● 「文字にする」ことで、問題解決！
今、「ある、ある」とうなづかれたアナタ、そんなあなたに提案があります。
どんな提案かといいますと、それは、…
「文字にする」 です。
平たく言うと、あなたの頭の中にある「５Ｗ」を紙の上に書いて、文字にしてみるということです。
えっ？
「時間がかかるから、ヤダ。」？
そんなことを言わずに試してみてください。
試されたアナタには、こんな感想が待っていること、請け合いですよ～。
先ほどに挙げた問題点に呼応するものとしては…
□ せっかく確認した５Ｗを忘れずに済む。
□ 確認すべき事項のチェックに漏れがなくなった。
□ 複数人でのプレゼン準備で、目標といったプレゼン概要の共有がやり易い。
□ 当初、設定した目的、ターゲットに直結したプレゼン準備を進めることができた。
個人的には、３点目、４点目のメリットが結構大きいかと思います。
話す言葉では、録音でもしておかない限り、その場限りで消えていってしまいますが、一旦、文字にした文字は残ります。目標やターゲットを書き出した紙を渡すだけで、本人が話さなくても、書き出した文字が替わりに他のメンバーに話掛けてくれるわけです。
また、自分自身に対しても同じことが言えます。
パワーポイントのアニメーション機能に夢中になっている自分が、当初の目標などを書き出した紙を見直すことで、当初の目標を設定した当時の自分が戒めてくれるんですよね。「おいおいっ、アニメーションとかの小技を披露するのが目標のプレゼンテーションだったのか？」と。
● まだある「文字にする」メリット。
この他にも、「文字にする」ことで得ることが出来るメリットが色々あります。
その中でも一番大きいものは、「曖昧さがなくなる」ことです。
やはり、頭の中で考えている状態と、文字にして紙の上に落とした状態を比べると、文字にした方が曖昧さが格段となくなり、明確なものとなります。
ちょっと考えてみてください。
プレゼンテーションの目標が曖昧だった場合と、明確な場合。どちらがプレゼンテーションを成功へと導くと思いますか？それは、もう明白でしょう。「明確な目標」ですよね。
では、なぜ、文字にすることで、考えを明確にすることができるのでしょうか？やっぱり、曖昧な考えだと、さすがに文字にすることが難しいじゃないですか。お気づきの方も多いかと思いますが、文字にするプロセスの中で、頭の中でただ考えるよりも、よりもっと多くの時間を使って、考えて考え抜いて、曖昧さをなくし、より「明確」にしているからなのです。
さぁ、皆さん、面倒がらずに文字にしていきましょう！
「分かった。頭の中にある５Ｗを紙に書き出したらいいんだな。よーーーしっ、やるぞ。」
となってくれたアナタに耳寄りな情報があります…
● なんと、先着何名様でも、無料プレゼント！
プレゼンテーションの５Ｗを好きな書式で勝手気ままに思いつくまま書き出してもらっても、問題ないのですが、やっぱり何かフォーマットというか一定の書式があるとウレシイですよね。
そんな声があるかと思い、プレゼンの「５Ｗ」を整理して書き込めるプレゼンテーション戦略シートを準備しました。
下記のURLからダウンロードできます。
【プレゼンテーション戦略シート】
http://tinyurl.com/367f2p (PDFファイル)
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