気の早い営業部員: Ｋさん
プレゼンテーションで伝えようとする思いは十二分にある！
気持ちなら、競合Ｂ社にも負けはしない。
じゃぁ、早速、パワーポイントを開いて…、と
んっ、何をすればイイノ…？
はいっ、皆さん、こんにちは。今日は「プレゼンのワークフロー - プレゼンテーションの全体的な進め方」について見ていきたいと思います。
「えーっ、プレゼンにワークフロー、進め方なんてあるの～？」
「パワーポイントをイジっていたら、なんとなく出来るんじゃないの？」
という声が聞こえてきそうですね。
そうですね、パワーポイントをさわっているだけで、それなりのプレゼンを準備できるかもしれませんが、どうしても行き当たりばったりになってしまします。そのため、プレゼンにおいて大事な点を取りこぼしてしまい、完成度の低いプレゼンとなってしまうことが少なくありません。
それでは、どうすれば良いのでしょうか？
● ワークフローがもたらす効果
・効果的かつ効率的なプレゼン
プレゼンを進めるにあたり、まずは始めに、プレゼンの要点を押さえた全体のワークフローを計画・確認し、それに沿って各段階に進めていくことで、効率的かつ効果的なプレゼンテーションの実行が可能になります。
・プレゼン初心者をアシスト
プレゼンをはじめて行う初心者にとっても、ワークフローは有効です。プレゼン初心者はどのように進めていくのか暗中模索なことでしょう。そんなときにワークフローに沿って進めていくことで、ポイントを押さえたプレゼンの実行が可能になるでしょう。
・複数メンバーによるプレゼンにもたらす効率性
複数メンバーでプレゼン準備をする際にもワークフローを利用することが有効です。人によって、プレゼンに対する考え方や進め方が異なっているものです。
ですので、プレゼンのワークフローを定めないまま、各人の思う通りに進めていてはまとまるプレゼンもまとまりません。
そこで、共通のワークフローを確認し、意識することで、共通の尺度で進めることで、複数メンバーでのプレゼン準備・実行に効率性をもたらすことが期待できます。
● プレゼンのワークフロー
では、具体的に「プレゼンのワークフロー」について、見ていきたいと思います。
プレゼンの準備を開始してから、終了するまでの一連の流れは、下記のように６つのフェーズ(PHASE)に分かれます。
[PHASE 1] プレゼン概要を把握する
[PHASE 2] プレゼン内容を検討する
[PHASE 3] プレゼン資料を作成する
[PHASE 4] リハーサルする
[PHASE 5] プレゼン本番
[PHASE 6] プレゼン後にフォローアップする
・[PHASE 1] プレゼン概要を把握する
プレゼンテーションにおける目的、聞き手、伝えるべきことを確認することで、プレゼンテーションの概要を把握します。
ここの把握がないままにプレゼンを進めていくと、聞き手が求めていないことを必死にプレゼンすることになります。すると、これまで睡眠時間を削ってまで搾り出した時間や努力がすべて徒労に終わってしまいます。
・[PHASE 2] プレゼン内容を検討する
[PHASE 1]で考え出した「伝えること」を深堀りし、深堀りした内容を聞き手が分かり易いように話していく話しの構成を考えていきます。
・[PHASE 3] プレゼン資料を作成する
[PHASE 2]で出したプレゼン内容を落とし込んだプレゼン資料を作成します。
ここで作成するプレゼン資料は、プレゼン本番時に聞き手の理解を深めることが目的です。
また、プレゼン先に手渡した資料はそのまま残ります。残った資料はあなたのプレゼンを聞いていない人の手に渡り、プレゼン資料が一人勝手にプレゼンをすることになります。もし、プレゼン資料を見た人が内容を誤解していても、あなたは訂正のしようがありません。なんだか怖いですよね。そのため、プレゼン資料作成時には誤解させることの無いように気を配ることも必要です。
・[PHASE 4] リハーサルする
プレゼン本番前に資料の再度の読み通し、ロールプレイを行い、プレゼンテーションの完成度を高めます。
プレゼン資料の作成に時間を喰ってしまい、資料完成したら、すぐにプレゼン本番、ということもしょっちゅうありますよねぇ。まぁ、仕方が無いかなと…
ってなこと言っていたら、本番になって、緊張で固まったり、誤字脱字に気づいたり、制限時間を余裕で超過してしまったりで、聞き手に良い印象を残すプレゼンをすることが出来ませんよ！
・[PHASE 5] プレゼン本番
聞き手の方を前にして、プレゼンを行います。
泣いても笑っても、本番は本番です。
これまでワークフローに沿って、ポイントを押さえた万全の準備をしていれば、恐れるところナシです。聞き手の方に、あなたの思いをドーんとぶつけましょう！
・[PHASE 6] プレゼン後にフォローアップする
プレゼン本番は終わりましたが、それでプレゼンテーションが終了するわけではありません。プレゼンが終わった後のフォローアップが肝要です。
もし、あなたのプレゼン提案が不採用になっても、フォローアップいかんで、次回のプレゼンに結びついたり、逆転勝利もあるかもしれませんよ！
● まとめ
プレゼンのワークフローは、以下の効果をもたらします。
・効果的かつ効率的なプレゼン
・プレゼン初心者のアシスタンス
・複数人によるプレゼンにもたらす効率
【プレゼンのワークフロー】
[PHASE 1] プレゼン概要を把握する
[PHASE 2] プレゼン内容を検討する
[PHASE 3] プレゼン資料を作成する
[PHASE 4] リハーサルする
[PHASE 5] プレゼン本番
[PHASE 6] プレゼン後にフォローアップする
[前号] プレゼンに必要なモノ 「三つのチカラと一つのオモイ」
http://www.d-consulting.biz/presentation/howto/skill_mind/
※ ウェブサイトでは、図解を付けて、掲載しています。より理解が深まります。
